Lefebvre Sarrut
‘Op alle fronten zijn mensen in beweging. Deze energie is nodig om alle CSRD-verplichtingen het hoofd te kunnen bieden.’
Introductie
Over Lefebvre Sarrut
Lefebvre Sarrut is Europees leider in kennis over wet- en regelgeving in de fiscale en juridische sector. Diensten die bedrijf aanbiedt, zijn: professionele publicaties, opleidingen en software. Lefebvre Sarrut is in 1999 ontstaan uit een fusie van twee familiebedrijven. Er werken 2.500 medewerkers in acht Europese landen, waarvan meer dan 60% in Frankrijk werkt. De jaaromzet bedraagt circa 535 miljoen euro, 60% wordt verdiend in Frankrijk, de rest gelijk verdeeld in Nederland, België, Duitsland, Spanje en een beetje in Italië. Markten waarin het bedrijf werkzaam is, zijn: legal, tax en corporate bedrijven, waarbij de laatste markt hard groeit en veel nieuwe business kansen biedt om op maat gemaakte oplossingen aan te bieden.
Over Laetitia Desfosses
Ik ben 3 jaar werkzaam als CFO bij Lefebvre Sarrut. Ik heb 20 jaar werkervaring als financieel bestuurder. Ik begon mijn loopbaan bij Ernst & Young en heb daarna bij verschillende bedrijven gewerkt, onder meer in de technologie en software. Meestal in de rol van CFO, maar ook vier jaar als hoofd strategie en diversiteit bij Economat. Bij Lefebvre Sarrut beheer ik onze technologische en innovatieve uitdagingen, externe en organische groei, strategische plannen en houd ik toezicht op onze commerciële prestaties. Verder ben ik financieel beheerder van ons bedrijf, onze fusies, overnames, investeringsfondsen en ons eigen vermogen.
Mijn taak
Ik ben afgestudeerd aan Paris Cité University (sociologie), Sciences Po (media studies) en ESSEC Business School (management). Hiervoor werkte ik in branches zoals media, toerisme en advisering. Sinds 2016 werk ik bij Lefebvre Sarrut. Eerst als Chief Marketing Officer en Group Innovation Director. Sinds 1 januari 2023. ben ik hoofd Environmental, Social and Governance Impact. Als een juridisch kennisleider bestaat onze verantwoordelijkheid er niet zo zeer uit om minder schade aan te richten, maar veel meer om meer goeds te doen. Onze belangrijkste positieve impact bestaat uit het helpen van onze klanten, collega's en partners om het te begrijpen, betrokken te raken en uiteindelijk eraan te voldoen. Ik richt me op het aanreiken van oplossingen aan onze klanten, zodat ze aan hun ESG-plichten kunnen voldoen en hun ESG-impact kunnen verbeteren.
Om aan dit doel te voldoen, moeten we ook bewijzen dat we ons eigen bedrijf niet het stiefkindje is, dus onze eigen impact op milieu, sociaal en governance gebied meten en verbeteren, omdat het een voorbeeld is van onze eigen naleving van de wet, inclusief CSRD.
Waar het begint
Ons duurzaamheidsverhaal begint bij de oprichters van ons bedrijf die ongeveer 150 jaar geleden al garandeerden dat wetgeving voor iedereen toegankelijk moet zijn. Duurzaam ondernemen zat bij hen in het DNA. We hebben dit in ons missiestatement in 2020 bekrachtigd: activeer kennis voor een eerlijkere, efficiëntere en duurzame samenleving.
We hebben hier vijf verbintenissen bijgevoegd. Deze hebben we vastgesteld samen met onze stakeholders:
- Toegang tot de wet garanderen
- Onze klanten voorop houden door innovatie en samenwerking
- Naleving versterken voor bedrijfsontwikkeling
- Een inspirerende werkplek zijn voor onze medewerkers
- Een bijdrage leveren aan een duurzame wereld
Wat nieuw is: duurzaamheid meten
De CSRD is voor ons zeker geen startpunt om opeens duurzaam te gaan ondernemen. We doen dit nu al vele jaren: het garanderen van toegang tot de wet en het helpen van onze klanten om te voldoen is vanaf het begin ons doel geweest. Het meten waar we staan op het gebied van environmental, social & governance (ESG) is wel nieuw. Maar dat is wat de nieuwe wetgeving CSRD ook van ons vraagt. Ergens is het logisch om zaken te gaan meten: als je weet waar je staat, weet je namelijk wat je kunt verbeteren en welke acties prioriteit moeten krijgen om toekomstige doelen te behalen.
Bronzen medaille van EcoVadis
Uit de eerste duurzaamheidsmetingen en een footprint-assessment blijkt officieel dat we al veel doen. Natuurlijk wisten we dat al, maar we konden het niet vergelijken met wat anderen doen en wat er verwacht wordt. Nu is het ook onafhankelijk vastgesteld. Onze inspanningen zijn in februari 2023 beloond met een bronzen medaille door EcoVadis, een erkende en toonaangevende graadmeter voor duurzaamheid binnen bedrijven.
We zitten volgens deze onafhankelijke onderzoekers boven gemiddeld met onze scores qua duurzame inspanningen: groen ondernemen, sociaal ondernemen, oog voor mensenrechten en duurzame aankopen. We hebben zeker nog verbeteringen te doen, maar deze de waardering zien we als belangrijke eerste mijlpaal in onze duurzaamheidsreis.
De invloed van CSRD
CSRD pusht ons om sneller te handelen. We moeten voldoen aan gestandaardiseerde normen. Dit dwingt ons om beter onze data te verbinden. Dat is een enorme opgave. We zullen ons beter moeten organiseren om compliant te zijn. We hebben inmiddels een toegewijd team samengesteld met mensen die graag bijdragen aan deze opgave.
Iedereen in ons bedrijf levert overigens een bijdrage aan de CSRD-opgave. Dit komt vooruit uit ons streven om als marktleider een voorbeeld voor anderen in de markt te zijn. Het is voor ons ook een manier om een nieuwe business te ontdekken. CSRD is voor elke onderneming een hele opgave en wij willen daar als kennisleider onze rol in spelen.
Onze impact
We kijken bij alles wat we doen naar onze impact en reflecteren hierop. Niet alleen vanuit materialistisch oogpunt, maar ook maatschappelijk bezien. Dus wat onze impact is op de omgeving en de samenleving. Zowel in negatieve, als positieve zin. Als legal provider hebben we voornamelijk positieve impact. Onze belangrijkste impact zit hem in de kennis die we delen met onze klanten en met andere organisaties. Hier zit voor ons dan ook de hoogste prioriteit.
We investeren in onze kennis, trainingen en content om te begrijpen waaraan bedrijven moeten voldoen. Vervolgens bedenken we oplossingen waarmee ze direct kunnen voldoen aan de wetgeving. Verder ondersteunen we hen bij de stappen die nog nodig zijn met onze publicaties, trainingen en praktische software die hen helpt data te verzamelen en te rapporteren.
We zijn een kennispartner, maar onze klanten willen vooral praktische oplossingen van ons. En dan niet alleen handleidingen, maar vooral concrete actieplannen en tools die hen helpen bij operationele processen. Onze expertise is het om hen te helpen voldoen aan de wet én te laten groeien.
Kansen
We zien vooral kansen voor nieuwe business cases. We willen zoals gezegd een wereldwijde CSRD-oplossing in de markt ontwikkelen en zoveel mogelijk bedrijven hiervan voorzien.
Uitdagingen
We hebben dezelfde uitdagingen als onze klanten. We moeten als onderneming onze data gaan verzamelen en aan elkaar gaan koppelen. En we moeten up-to-date blijven voor wat betreft nieuwe richtlijnen. Alles gaat heel snel in de wereld. Er zijn nieuwe standaarden in Amerika en Europa. Aan ons de taak om dit aan onze klanten goed uit te leggen. Dat is wel echt een dagelijkse uitdaging. We moeten het immers sneller doen dan anderen, omdat de wetgeving snel verandert en er ook sancties zijn. Niet alleen van de overheid als je niet compliant bent, maar ook boetes van klanten die met onze informatie werken en hierop moeten kunnen vertrouwen.
Onze CSRD-pijnpunten op een rijtje
- CSRD pusht ons om sneller te handelen. We moeten voldoen aan gestandaardiseerde normen. Dit dwingt ons om beter onze data te verbinden. Dat is een enorme opgave.
- We moeten als onderneming up-to-date blijven voor wat betreft nieuwe ESG-richtlijnen. Alles gaat heel snel in de wereld. Er zijn nieuwe standaarden in Amerika en Europa. Aan ons de taak om dit aan onze klanten goed uit te leggen. Dat is wel echt een dagelijkse uitdaging. We moeten het immers sneller doen dan anderen, omdat de wetgeving snel verandert en er ook sancties zijn.
- Het kost de organisatie heel veel inspanningen om alle CSRD-verplichtingen het hoofd te kunnen bieden.
- Hoe kun je data met elkaar vergelijken en ermee rekenen als er nog geen Europese standaarden zijn? Als organisatie zijn we maar gestart met meten, data verzamelen, zodat uiteindelijk benchmarken mogelijk wordt.
- Zonder tool is het rapporteren op ESG-doelen uitdagend. We doen dit nu grotendeels handmatig. Wel zijn we bezig zelf een ESG-tool te ontwikkelen, die uiteindelijk onze klanten ook kunnen gebruiken.
- De deadline van 2025 voelt als morgen. Het is fijn dat we al gestart zijn, gisteren was beter geweest. Het is een hele stap voor je organisatie. Je moet je echt goed voorbereiden.
- Gezien onze bedrijfsactiviteiten zijn we bijzonder gevoelig voor problemen door het gebruik van papier.
- We hebben in acht landen vestigingen. Helaas is de data volwassenheid niet gelijk in alle landen. Het gaat hierbij om hóe je data opslaat en welke data binnen de organisatie.
- We moeten werken aan diversiteit, denk aan religie en seksuele voorkeur. Hoe vraag je echter de sociale status van je medewerkers uit om de diversiteit binnen je organisatie in beeld te krijgen? Je kunt niet vragen: ben je gay, transgender, non-binair, moslim of katholiek?
- Hoe meet je diversiteit? EU heeft geen standaard gegeven en dus hebben we in sommige landen een test gehouden om hier data over te verzamelen. Ook hebben we andere bedrijven gevraagd hoe zij dit benchmarken.
- Hoe ontwikkel je constant nieuwe mogelijkheden om je klanten bij te staan met praktische en werkbare oplossingen voor CSRD, als er nog geen standaarden vanuit de EU bekend zijn?
Uitdaging: Data
Data verzamelen en aan elkaar koppelen
Uitdaging: Kennis
Onze kennis up-to-date houden voor wat betreft nieuwe richtlijnen
Uitdaging: Snelheid
Sneller dan anderen informatie delen
Uitdaging: Compliant
Dreigende boetes van overheid en klanten als je niet compliant bent
Energie op de werkvloer
Mooi is het om alle energie te zien die het onze organisatie geeft om CSRD-doelen te halen. Iedereen lijkt ook mee te willen werken aan duurzame doelen. Van de CFO en onze president-directeur aan wie ik rechtstreeks rapporteer en die ik wekelijks geld zie investeren in CSRD-gerelateerde zaken tot de vele medewerkers op onze werkvloer. De hele organisatie is betrokken en beweegt mee. We hebben ook al een CSRD-team samengesteld met medewerkers uit alle landen waarin we een vestiging hebben. Een grote uitdaging is het soms voor mij als hoofd CSRD om al deze mensen die een bijdrage leveren direct van een passend antwoord te voorzien. Over de gehele linie is hun enthousiasme een bron van energie.
Iedereen heeft overigens zijn eigen redenen om er energie in te steken. Het zijn zeker niet alleen mensen met persoonlijke interesse voor groen of sociaal ondernemen, het zijn ook business collega’s die kansen zien om kosten voor energie te besparen of collega’s die zien dat nieuw talent super geïnteresseerd is in werken voor een duurzame onderneming. Kortom, op alle fronten zijn mensen in beweging gekomen: van onze directie, partners, topmanagers, stakeholders, medewerkers en zelfs klanten denken al mee. En eerlijk is eerlijk, deze energie hebben we ook nodig om alle CSRD-verplichtingen het hoofd te kunnen bieden.
Ons voordeel
We zijn dagelijks bezig met het ontwikkelen van praktische oplossingen voor bedrijven die met nieuwe wetgeving moeten werken.
Wat we al doen
We zijn begonnen om onze duurzaamheidsinspanningen met experts te bewaken. We ondernemen krachtige en concrete acties die ervoor zorgen dat de ontwikkeling van onze activiteiten niet ten koste gaat van het milieu, de samenleving en governance. We hebben ook zelf een serie indicatoren bepaald die in onze aanvulling op de jaarrekening zijn samengevat. De vijf duurzame zaken die we prioriteit geven en monitoren met key performance indicatoren (KPI's), zijn:
Verbintenis | KPI |
|---|---|
Garandeer toegang tot de wet | Aantal gebruikers van onze digitale inhoud en oplossingen |
Geef onze klanten een voorsprong | Aantal innovatieve initiatieven (POC) intern ontsproten of met ecosysteem gebouwd |
Zorg dat onze klant voldoet | Net Promoter Score van de klant |
Bied onze medewerker een inspirerende werkplek | Net Promoter Score van medewerker |
Draag bij aan een duurzame wereld | % van koolstofvoetafdruk aan leveranciers gevraagd |
“‘De CSRD is zeker geen startpunt voor ons om opeens duurzaam te gaan ondernemen.’”
ESG pijlers van Lefebvre Sarrut
Environmental
Dit is allemaal best nieuw, maar erg belangrijk voor ons. We werken samen met een partner die gespecialiseerd is in het doormeten van carbon footprints. We hebben deze partij onlangs alle mogelijke data gegeven over onze bedrijfsactiviteiten (verkregen via onze vestigingen in Europa) en alle indirecte emissies (via onze leveranciers) en deze door laten meten.
Het is nu nog lastig om je eigen data te vergelijken met andere bedrijven. Allereerst moet je het erover eens zijn hoe je data vergelijkt en ermee kunt rekenen. We kunnen nu in elk geval nog niet zeggen of we beter zijn dan anderen. Het enige wat we kunnen zeggen is: we zijn hier en dit zijn de doelen die we als organisatie nastreven. Benchmarken is in deze fase dus nog niet mogelijk. Dat is best lastig als je jezelf wilt verbeteren als organisatie.
We hebben in elk geval prioriteiten gesteld en hebben een duidelijk pad voor ogen. Naarmate meer bedrijven data gaan verzamelen en delen, wordt benchmarken mogelijk. We zijn overigens heel blij dat we nu al gestart zijn. We hebben nog geen CSRD-tool om data in vast te leggen. We vervaardigen nu ons rapport grotendeels handmatig. We zijn wel bezig zelf een ESG-tool te ontwikkelen die onze klanten ook kunnen gebruiken.
Wil je als bedrijf overigens CSRD-compliant zijn in 2025, dan is het echt zo belangrijk om nú te starten. 2025 is als een deadline voor de dag van morgen. Ga vandaag aan het werk. Gisteren zou nog beter zijn.
Stappen die we al hebben gezet op Environmental-vlak:
Gezien de aard van onze historische bedrijfsactiviteiten zijn wij bijzonder gevoelig voor problemen door het gebruik van papier. Gezien de milieurisico’s is het de plicht van iedereen binnen ons bedrijf om de gevolgen van ongecontroleerd verbruik te beoordelen. Toch blijft bij de productie van bepaalde boeken of publicaties het gebruik van papier noodzakelijk. We controleren dit verbruik dan ook intensief en proberen het gebruik ervan tot een minimum te beperken.
Om onze ecologische voetafdruk te verkleinen, bieden wij diensten aan op digitale platforms en downloadbare boeken en tijdschriften. Ook op het gebied van beroepsopleiding geven wij de voorkeur aan catalogi in digitaal formaat en toegang tot de website en wordt lesmateriaal dubbelzijdig gedrukt en herwerkt om het tot het essentiële te beperken of in gedematerialiseerde vorm aangeboden. Wij hebben ook het duale leeraanbod ontwikkeld om de ecologische impact van onze activiteiten te beperken.
Het drukken van onze tijdschriften, boeken en marketingdocumenten vergt jaarlijks 3.760 ton papier, waarvan 78% wordt gedrukt op FSC- of PEFC-papier, tegenover 70% in 2020 en 51% in 2019. (cijfers jaarverslag 2021)
Onze groep in Frankrijk lid van Citéo, een door de staat erkende milieuorganisatie. Wij komen de hieraan gekoppelde verplichtingen na en nemen een uitgebreide verantwoordelijkheid als producent. Onze producten zijn hierdoor bruikbaar in de kringloopeconomie van de papierindustrie. Om het milieueffect en de kosten van onverkochte producten te verminderen, maken wij ook gebruik van printing on demand en hebben wij een programma gelanceerd om het gebruik van plastic in onze werken te verminderen. Sinds enkele jaren gebruiken wij elektronische handtekeningen via de oplossing DocuSign, waarmee wij de milieu-impact van onze administratieve activiteiten kunnen beperken.
Social
Deze pijler is niet zo nieuw voor ons als de environmental-pijler, omdat het ons dagelijkse werk is. Nieuw is wel om het op Europees niveau inzichtelijk te krijgen. We wachten op de officiële standaarden van de EU, dan weten we precies wat we moeten meten en verbeteren. We zijn gelukkig op dit vlak al erg goed georganiseerd. Dit zit in het hart van wat we dagelijks doen en wie we zijn vanaf de start van ons bedrijf.
Een uitdaging op sociaal vlak is voor ons de ‘data volwassenheid’. Die is niet gelijk in alle landen waar we werken. Het gaat hierbij om hóe en welke data je opslaat binnen onze organisatie. In Frankrijk zijn we bij wet verplicht om al veel data bij te houden in één database (DDES). Dat is zeker niet overal het geval.
Een andere uitdaging is dat we in alle landen moeten werken aan diversiteit, denk aan: religie en seksuele voorkeur. Het lastige hierbij is dat we onze mensen niet kunnen vragen: ben je moslim, ben je homoseksueel, etc. De grote vraag is dus: hoe meten we dit? In sommige landen hebben we tests gehouden om hier data over te verzamelen en we hebben andere bedrijven gevraagd hoe zij dit benchmarken. Wij beschouwen diversiteit in elk geval als een echte bron van waarde en integreren deze in al onze processen: onze wervings-, opleidings-, promotie- en beloningspraktijken zijn allemaal vrij van enige vorm van discriminatie.
Buiten de eigen organisatie
Bovengenoemde zaken zijn veelal interne aangelegenheden. Er zijn ook externe manieren waarop we ons sociale inspanning tonen:
- Onze corebusiness is het om de wet toegankelijk te maken voor alle mensen. En soms doen we dit gratis voor speciale doelgroepen, bijvoorbeeld een speciale uitgave voor Oekraïense vluchtelingen.
- We hebben een non-profitorganisatie mede opgericht (Les Jurisnautes) die elk jaar nepprocessen opzet om bewustzijn te creëren over juridische kwesties in verband met nieuwe technologieën.
- Niet-verkochte boeken doneren we aan Franstalige landen in Afrika die een vergelijkbaar rechtssysteem hebben als wij.
- Samenwerken met vele universiteiten in Europa om rechtenstudenten te ondersteunen. We geven lezingen, bieden boeken aan, ondersteunen evenementen op universiteiten…
Stappen die we zetten
- Relevante data te verzamelen, rapporteren, een actieplan maken en ons sociaal beleid verbeteren. We hebben binnen onze organisatie een groep bijeengebracht van zogenoemde ‘aanjagers’. Zij gaan zaken meten, registreren en manieren bedenken hoe we van hieruit tot een actieplan kunnen komen, waarbij we de best practices meenemen.
- Trainingen geven, met name voor managers over bijvoorbeeld: discriminatie, sociale of psychische risico’s, of pesten op de werkvloer. We weten niet hoeveel mensen binnen onze organisatie met al deze zaken te maken hebben of hoe we concreet moeten verbeteren op dit vlak, maar we kunnen wel onze mensen trainen op allerlei fronten om problemen te voorkomen. We hebben uiteraard ook al vertrouwenspersonen en klachtenprocedures als onze medewerkers ergens tegenaan lopen.
- Content creëren door onze juridische specialisten over alle zaken rondom CSRD. Uiteraard volgen we hiervoor elke stap die de EU op dit vlak zet.
Governance
Duurzaamheid is in alle lagen van onze organisatie belegd: Op groepsniveau is Lefebvre Sarrut georganiseerd met een directie en een bestuur. De directie telt drie mannen en één vrouw. Onze ‘executive committee’ bestaat uit een team met onder meer CSDR-manager. Daarmee is CSDR goed vertegenwoordigd in het leidende team van onze organisatie.
We hebben verder sinds oktober 2022 externe experts ingehuurd om ons bij te staan voor ESG-zaken (‘ESG advisory board’). Hierin zitten drie experts. Zij helpen ons bij onze duurzame strategie en wijzen op ons producten die op de markt zijn. We hebben daarnaast een Young Advisory Board opgericht om ons te helpen bij het beter begrijpen en bedienen van onze jonge medewerkers op de werkvloer. Hun feedback is belangrijk voor ons om onze medewerkers een betere start (introductie) en verblijf in onze organisatie te geven.
We hebben ook nog een comité met stakeholders. Hierin zitten circa vijftien mensen; van leveranciers en klanten tot partners en andere stakeholders. We hebben met hen onze missie statement gedeeld en het idee is om vier keer per jaar samen te komen om te kijken of we op de juiste manier aan onze missie werken.
Constant onszelf verbeteren
We proberen onszelf als organisatie constant te verbeteren. We trainen onze mensen over allerlei vraagstukken. Het belangrijkste is dat je in je organisatie uitdraagt wat je beleid is, bijvoorbeeld over ethiek en witwassen en hoe we specifieke zaken in de organisatie hebben geregeld, bijvoorbeeld de diversiteit van het topmanagement. De grote uitdaging in onze organisatie is om constant nieuwe mogelijkheden te ontwikkelen om onze klanten bij te staan met praktische en werkbare oplossingen, zodat ze zichzelf kunnen blijven ontwikkelen en verder groeien.
Verder praten wat de CSRD voor jou betekent?
Het starten of versnellen van je ESG-reis doe je niet zomaar. We snappen dat je vragen hebt over de impact op jouw organisatie. Daarom staan onze adviseurs klaar om je te begeleiden. Of je nu aan het begin van je ESG en CSRD implementatie staat of al initiatieven heeft lopen, we kunnen samen met je werken aan het versterken van je inzet voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Verder praten over wat ESG en de CSRD voor jou betekent?
We snappen dat er door de invoering van de CSRD veel op je af kan komen. Daarom staan onze adviseurs klaar om je met je mee te denken. Of je nu aan het begin van je ESG en CSRD implementatie staat, of al initiatieven hebt lopen. We werken graag samen met jou aan een duurzame toekomst voor jouw organisatie.