In welke branche je ook actief bent, het schrijven van duidelijke werkinstructies is essentieel zodat jouw collega’s zelfstandig en op een veilige manier hun werk kunnen uitvoeren. Daarnaast kunnen werkinstructies helpen om de processen binnen jouw organisatie te verbeteren en optimaliseren. Daarom is het van groot belang dat jouw collega’s de gemaakte werkinstructies begrijpen en daadwerkelijk gebruiken.
In deze blog geven we een zestal praktische tips die je kunt gebruiken bij het maken van een aansprekende werkinstructie die door collega’s goed wordt begrepen en op de juiste manier gebruikt wordt:
- Let op het taalniveau dat wordt gebruikt.
Is voor alle collega’s duidelijk wat er staat? Begrijpt iedereen wat er wordt bedoeld? Beheersen alle medewerkers de Nederlandse taal? Om op basis van de werkinstructie veilig te kunnen werken is het natuurlijk noodzakelijk dat collega’s goed kunnen lezen en begrijpen wat er staat. Daarom zal de tekst goed aan moeten aansluiten op hun taalniveau. - Zorg voor eenduidigheid.
Let bij het maken van verschillende werkinstructies op eenduidigheid. Wanneer je de werkinstructies steeds op dezelfde manier opbouwt zorgt dit voor duidelijkheid. Men hoeft dan niet bij iedere werkinstructie opnieuw te kijken hoe deze is opgebouwd en kan er direct mee aan de slag. Het zal er voor zorgen dat collega’s het makkelijker en sneller begrijpen. Wat er tevens voor zorgt dat medewerkers de instructies ook daadwerkelijk gebruiken. - Geef de werkinstructie een duidelijke titel.
In de titel moet direct duidelijk zijn waar de werkinstructie over gaat en wat de belangrijkste boodschap is. Dit vergroot bij collega’s de noodzaak om verder te lezen. Men ziet in een oogopslag wat het belang is van goed gebruik van de werkinstructie. - Schrijf een aansprekende tekst en gebruik geen lange zinnen.
Zet het doel aan het begin van de instructie. Doe dat per onderdeel van de werkinstructie. Gebruik voor de verschillende onderdelen of stappen in de werkinstructie tussenkopjes. Hierdoor zorg je ervoor dat de werkinstructie overzichtelijk blijft. Hierdoor wordt de werkinstructie laagdrempeliger en makkelijker in gebruik. - Zorg dat werkinstructies eenvoudig te vinden zijn.
Ook wanneer deze bijvoorbeeld verdeeld zijn over meerdere bestanden op de computer of documenten. Een eenduidige zoekstructuur is dan noodzakelijk. Voorkom dat medewerkers lang moet zoeken naar de juiste werkinstructie en wellicht besluiten zonder de juiste of met een verouderde werkinstructieaan de slag te gaan. - Zorg voor gepaste afbeeldingen ter ondersteuning.
Door het visueel te maken met afbeeldingen is het voor werknemers die niet de instructies willen of kunnen lezen, mogelijk om met een simpele afbeelding de instructie uit te leggen. Hierdoor is eenvoudig om te begrijpen wat er moet gebeuren, afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van de werkzaamheden.
Volgens de Arbowet ben je als werkgever verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat jouw werknemers in een veilige en gezonde omgeving kunnen werken. In het Arbobesluit staan concrete regels waar zowel werkgever als werknemer zich aan moeten houden om risico’s te voorkomen. In de Arboregeling staan concrete voorschriften.
Wilt je meer informatie en praktische handvatten om goede werkinstructies te kunnen schrijven? Op ons online platform Sdu HSE vind je uitgebreide informatie over werkinstructies met aanvullende informatie omtrent wet- en regelgeving. Hierdoor weet je precies waar jke aan moet voldoen om een veilige werkomgeving te realiseren voor jou en jouw collega’s.
iDeal