Toen ik, inmiddels vijfentwintig jaar geleden, terechtkwam in de wereld van informatiemanagement was de grootste uitdaging in het vakgebied de fragmentatie. De snelle en ongecontroleerde wijze waarop de initiële automatiseringsrevolutie zich voltrok, leidde tot eilandautomatisering en – in de slipstream daarvan – eilandinformatisering. De wijze waarop informatie werd beheerd, werd niet bepaald door het informatiebeleid van de organisatie, maar door de (on)mogelijkheden van de informatiesystemen waarin de informatie op de een of andere wijze terecht was gekomen. Omdat bij de keuze van informatiesystemen informatiebeheeraspecten niet of nauwelijks in overweging werden genomen, was de informatiehuishouding bij veel organisaties vervallen tot een onbeheersbare chaos.
Toen we in 2003 begonnen met de ontwikkeling van het model documentair structuurplan (DSP) voor gemeenten was een van de belangrijkste drijfveren hiervoor dan ook het terugkrijgen van centraal inzicht in – en daarmee grip op – de structuur van de informatiehuishouding. ‘Beheren begint met inventariseren’ was een van de slogans waarmee het belang van een centraal overzicht van alle dossiertypen (processen), documenttypen en informatiesystemen met hun onderlinge samenhangen werd onderstreept. Voor deze visie op informatiemanagement, waarbij je beheerkeuzes maakt vanuit een centraal overzicht, werd de term integraal informatiemanagement gehanteerd.
In de loop der jaren is de informatiehuishouding steeds complexer geworden en datzelfde geldt voor de eisen die worden gesteld aan het beheer. Zoals in alle kennisdomeinen waar de complexiteit toeneemt, heeft dit geleid tot steeds verdergaande specialisatie. Waar vroeger de informatiebeheerder een allrounder was die werd geacht alle aspecten van het informatiebeheer onder de knie te hebben, is het werk nu verdeeld over specialisten vanuit verschillende disciplines: informatiebeveiliging, privacy, zaaktypebeheer, duurzame toegankelijkheid en archivering, enzovoort. Deze specialisatie is noodzakelijk, maar creëert ook nieuwe uitdagingen. Hoe zorg je ervoor dat al die specialisten geen eigen eilandjes creëren?
Het onderwerp voor dit artikel schoot me te binnen toen ik bij een grote Nederlandse gemeente in gesprek kwam met de zojuist aangestelde Chief Data Officer die op zoek was naar een manier om vast te stellen hoelang datasets mogen dan wel moeten worden bewaard. Het feit dat er een externe adviseur, ik in dit geval, nodig was om erop te wijzen dat er een gemeentelijke selectielijst bestaat, acht ik tamelijk verontrustend. Hoewel dit ongetwijfeld een incident was, maakt het duidelijk dat het gevaar van eilandinformatisering weer opdoemt, nu langs de lijnen van de verschillende informatiemanagementspecialismen.
Specialisatie? Oké, maar dan wel gecoördineerd. Zorg ervoor dat de verschillende specialisten hun werkzaamheden afstemmen en deze zo uitvoeren dat ze elkaar versterken in plaats van in de weg zitten. Wellicht moet ‘Beheren begint met communiceren’ de nieuwe slogan worden. En om te communiceren heb je een gedeeld begrippenkader en een gedeeld beeld van de werkelijkheid nodig. Het zal eenieder die mij een beetje kent niet verbazen dat ik voor dat laatste de model-DSP’s van Sdu en VHIC als belangrijk bestanddelen beschouw.
iDeal