In de hele wereld wordt verplichte duurzaamheids- (of ESG) rapportage voor organisaties langzaam werkelijkheid. De informatie die nodig is voor deze rapportages kan kwalitatief of kwantitatief zijn en is niet beperkt tot de organisatie zelf, maar strekt zich uit tot de waardeketen waarin de organisatie opereert (upstream en downstream). In de impactrapportages die ik zelf maak merk ik een gestaag groeiende stroom van informatie van boven naar beneden en van links naar rechts in de waardeketen.

Een paar voorbeelden

• Woon-werk reisinformatie (reisafstand en -middel) van medewerkers
• Embedded koolstofdioxide in bouwmaterialen
• Milieu-impact van de winning van grondstoffen
• Life Cycle Analyses (LCA) van inkoopdelen
• Arbeidsomstandigheden bij een leverancier
• Waterverbruik bij een leverancier
• CO2 emissies door opslag van je data in de cloud
• End of life informatie van een product na einde levensduur
• Gebruik van bestrijdingsmiddelen bij het telen van ingrediënten
• Energieverbruik van een gebouw
• Duurzaamheidsprestaties van een hotel voor een zakenreis

Achtergrond

Van de VS tot Japan zorgen initiatieven zoals de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de VN en het Klimaatakkoord van Parijs voor meer transparantie van duurzaamheidsinformatie. In Europa is de EU Green Deal ontwikkeld. Onder deze Green Deal paraplu ontspruiten tal van initiatieven op het vlak van energie, materialen, water, natuur, landbouw etc.

Het verplicht rapporteren van informatie rond al deze initiatieven is geregeld in de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die in april 2021 is aangenomen. De financiële rapportage voor bedrijven kent een geschiedenis van meer dan 500 jaar, maar nu verplicht de CSRD organisaties om ook te rapporteren over ecologische en sociale initiatieven en indicatoren. In de toekomst is een integrale bedrijfsrapportage de norm, met economische, ecologische en sociale informatie. De benodigde financiële datastromen voor de rapportages zijn meestal goed ingeregeld, die voor ecologische en sociale informatie nog lang niet.

Grote stappen, snel thuis

Een staalfabriek is een grootverbruiker van gas met een enorme CO2eq emissie tot gevolg, maar rapporteert ook over herbruikbare koffiebekers in de kantine. Dit is goed omdat het bedrijf hierdoor inzicht krijgt waar de impact echt zit. Het invoeren van herbruikbare koffiebekers is goed (alle beetjes helpen), maar de focus voor dit bedrijf moet toch echt liggen op het verlagen van het gasverbruik.

Om inzicht te krijgen waar de focus moet liggen, stelt de CSRD een dubbele materialiteitsanalyse verplicht. Hiermee breng je impact op milieu en maatschappij, financiële risico’s en kansen voor de organisatie (IRO’s) in kaart. De term ‘materialiteit’ komt uit de financiële wereld en geeft aan of iets (financieel) relevant of significant is. De focus leg je dus op de materiele zaken.

Een voorbeeld is waterschaarste. De staalfabriek in ons voorbeeld gebruikt veel water voor het productieproces. De impact op de lokale watervoorziening is groot (Impact). Andersom is de staalfabriek ook afhankelijk van de lokale watervoorziening. Een gebrek aan watervoorziening kan een financieel risico vormen voor een gebeurtenis (Risico). Een kans voor de staalfabriek is het filteren en hergebruik van proceswater (Kans).

Een dubbele materialiteitsanalyse helpt bij het prioriteren van acties, waardoor mensen en middelen worden ingezet daar, waar de impact het grootst is. Een degelijke dubbele materialiteitsanalyse is afhankelijk van de kwaliteit van je beschikbare data. Voer dus eerst een nulmeting uit.

Nulmeting

Een nulmeting is een goede start voor een dubbele materialiteitsanalyse. In een nulmeting breng je kwantitatieve en kwalitatieve data rond de ESG prestaties van je organisatie in kaart. Een nulmeting kan later uitgebouwd worden tot een jaarlijkse rapportagecyclus. Tijdens het verzamelen van data voor de nulmeting kom je er vanzelf achter welke data makkelijk en welke moeilijk te verzamelen is.

Vaak is het lastig om data uit de waardeketen te achterhalen. Gegevens komen van leveranciers, partners, medewerkers (upstream) en je klanten, bezoekers etc. (downstream). De CO2eq uitstoot door transport van je vaste onderdelenleverancier is makkelijk te achterhalen. Maar hoe achterhaal je data van een grondstoffen- of ingrediënten leverancier in Congo of Bolivia.

Als het gaat om data rond emissies van broeikasgassen zoals CO2 pas je het GHG (Greenhouse Gas) Protocol toe. Scope 1 en 2 zijn de CO2 emissies van je eigen organisatie respectievelijk van je energieleverancier. Scope 3 emissies zijn de emissies waar je niet direct invloed op hebt, bijvoorbeeld van je medewerkers, klanten, leveranciers e.d.

Duurzame strategie

Een toekomstbestendige organisatie heeft een duurzame strategie (of een duurzaamheidsstrategie). Op dit moment zijn de hierin opgenomen doelstellingen vooral nog kwalitatief. Bijvoorbeeld we willen in 2040 klimaatneutraal zijn (of Net zero). Maar wat betekent dat concreet in 2028? Hier komt CSRD weer in beeld omdat je doelen concreet moet maken en rapporteert over de voortgang.

Een goede kwantitatieve nulmeting biedt handvatten om concrete doelstellingen te formuleren. Een voorbeeld rond het thema Mobiliteit.

Doelstellingen voor 2028:

• 50% van medewerkers woon-werk verkeer is duurzaam (OV, elektrisch, e-fuels of HVO).
• 25% van het transport door leveranciers is duurzaam.
• 25% van het vervoer van producten naar de eindklant is duurzaam.
• 50% van de CO2eq emissies door Mobiliteit compenseren we a € 50,- per ton CO2.

Zorg ervoor dat je doelstellingen koppelt aan internationale, Europese of nationale doelstellingen waar je dan stapsgewijs naartoe groeit.

De belangrijkste zijn:

• Halvering van uitstoot van broeikasgassen per 2030 (t.o.v. gekozen basisjaar)
• Halvering gebruik van grondstoffen per 2030 (t.o.v. gekozen basisjaar)

De combinatie van doelstellingen, projecten en geplande activiteiten vormt je duurzaamheidsstrategie. Een strategie werk je uit in een meerjarenprogramma, bijvoorbeeld over een periode van 3 jaar, en vervolgens vertaal je dat in een jaarprogramma met concrete acties. Jaarlijks evalueer je de doelstellingen (aan de hand van data monitoring) en stel je nieuwe doelstellingen vast op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Organisatie

Er is veel te organiseren voordat je een zinvolle duurzaamheidsrapportage kunt maken. Het gaat niet alleen om het rapporteren van data maar je integreert ESG thema´s in je bedrijfsstrategie, risicomanagement en besluitvormingsprocessen. En als duurzaamheid (of ESG) kansen biedt voor jouw organisatie dan ontwikkel je misschien een nieuwe purpose. Bedrijven als Tony’s Chocolonely, Beyond Meat of Fairphone hebben dit met succes gedaan.

Het bruggetje naar de dagelijkse praktijk leg je door standaarden en activiteiten af te spreken. Wie moet wat doen, wanneer, hoe en waar? En wie legt welke data vast en waar en wanneer? Deze vertaalslag ontbreekt in de praktijk vaak waardoor het te vaag blijft en duurzaamheid in de waan van de dag ‘verdwijnt’.

Om de juiste datastromen in te richten in je waardeketen zul je intensief moeten samenwerken met leveranciers, klanten, lokale gemeenschappen. Aan de ene kant heb je deze partijen nodig om data te verzamelen voor je CSRD verplichtingen, maar de Europese Due Dilligence wetgeving noopt je ook om samen met je waardeketen te verduurzamen (de CSDDD wordt naast de CSRD ingevoerd).

Standaarden en activiteiten

Doelstellingen werk je zo praktisch mogelijk uit naar standaarden en activiteiten. Dit is de echte vertaalslag naar de dagelijkse praktijk. Voorbeelden van standaarden en activiteiten staan hieronder. De bedoeling is om deze zo concreet mogelijk uit te werken (wie, wat, waar, wanneer en hoe).

Strategisch

ESG doelstellingen formuleren. Duurzaamheidsvisie uitdragen, dubbele materialiteitsanalyse uitvoeren, beleid evalueren, 3 jarenplan ontwikkelen en jaarplan maken, mensen en middelen plannen, overlegstructuur inrichten, duurzame innovatie stimuleren, overleg met waardeketen opzetten.

Tactisch

Audits uitvoeren, leveranciers voorlichten en helpen met data aanleveren, overleg voeren met afvalverwerkers, duurzaam energieplan opstellen, duurzaamheidsopleidingen organiseren, (nieuwe) medewerkers coachen, bezoekersinformatie verzorgen, surveys uitvoeren, dashboard bijhouden, duurzaamheidsrapportage schrijven.

Operationeel

Agenda ochtendoverleg aanpassen, meetgegevens verzamelen over energieverbruik, waterkwaliteit, voedselveiligheid etc. Herbruikbare bekers wassen, toolboxen verzorgen. Klachten en verbeter ideeën verzamelen en verwerken, dagelijks contact met interne afdelingen, leveranciers etc. onderhouden.

Dataverzameling en rapporteren

80% van de organisaties ervaart belemmeringen bij het verzamelen van ESG data (EFRAG, ‘Implementation of ESRS’, july 2024). De grootste bottleneck is het verzamelen van data uit de waardeketen (upstream en downstream). Gebruik standaard overzichten van datapunten bij je dubbele materialiteitsanalyse en nulmeting. Een goed overzicht zijn de 12 European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Dit zijn tegelijkertijd de verplichte datapunten voor de CSRD.

• ESRS 1 – Algemene principes
• ESRS 2 – Minimale rapportage vereisten (MDR)
• E1 – Klimaatverandering
• E2 – Vervuiling
• E3 – Water
• E4 – Biodiversiteit en ecosystemen
• E5 – Hulpbronnengebruik en circulaire economie
• S1 – Eigen personeel
• S2 – Werknemers in de waardeketen
• S3 – Getroffen gemeenschappen
• S4 – Consumenten en eindgebruikers
• G1 – Zakelijk gedrag

 

Gelukkig omvat de ESRS bestaande raamwerken. ESRS E1 heeft bijvoorbeeld betrekking op het GHG Protocol en Science Based Targets (SBTi). Sommige datapunten vereisen kwantitatieve data, andere vereisen een kwalitatieve beschrijving (narrative). Werk je data uit in beelden zoals grafieken en diagrammen zodat je rapportage beter verteerbaar is voor de lezer. Je wil je duurzaamheidsrapport toch graag delen met de buitenwereld.

Er zijn verschillende manieren om data te verzamelen:

• Leveranciersdocumentatie (bijvoorbeeld een LCA)
• Berekenen met standaard conversiefactoren zoals IPCC, EcoInvent of Idemat.
• Schattingen
• Tellingen
• Interviews
• Enquête of survey
• Adviespanels
• Workshop
• Expert analyses

 

Het is toegestaan ​​gebruik te maken van bestaande (internationale) rapportagekaders zoals de Global Reporting Initiative (GRI) Standards of de Sustainability Accounting Standards Board (SASB) standaarden en de nieuwe International Sustainability Board (ISSB) Standards. Het is echter praktischer om de hierboven beschreven ESRS datapunten te gebruiken.

Er is een controle (limited assurance) van je duurzaamheidsverslag door een accountant vereist, gevolgd door publicatie bij de Kamer van Koophandel en later ook een upload in het European Single Access Point (ESAP), geïntegreerd met het jaarlijkse financiële verslag.

Online tools

Op dit moment zijn een aantal softwareprogramma’s op de markt om ESG en CSRD indicatoren bij te houden. Het spectrum van tools is erg breed, van grote ´suites´ tot eenvoudige CO2 calculatie tools. Er is software die is ontwikkeld rond ESG processen en er is bestaande software waar ESG is toegevoegd. We komen o.a. de volgende software tegen, die kan worden ingezet voor ESG / CSRD rapportage:

• Financiële tools
• HSEQ en risicomanagement tools
• CO2 calculatietools
• Enterprise Resource management (ERM) software
• Prestatiemanagement, dashboard of balanced scorecard software
• Audit- en compliance software
• Klant- en leveranciersoftware (CRM)
• Documentmanagementsystemen (DSM)

 

De toewijzing van verantwoordelijkheid voor duurzaamheidsrapportage in een organisatie is al even divers. Dit kan zijn de juridische-, financiële-, HSEQ-, communicatie- of de auditafdeling. Soms is de verantwoordelijk samengevoegd met een bestaande functie, soms wordt er een nieuwe functie opgetuigd, bijvoorbeeld een Chief Sustainability Officer (CSO), of een Chief Compliance Officer (CCO).

In de (nabije) toekomst zal Artificial Intelligence (AI) worden ingezet om data te verzamelen uit verschillende systemen in je organisatie of daarbuiten (sectorinformatie, openbare databases). AI kan zelfs worden ingezet om het sentiment te analyseren uit feedback van bijvoorbeeld klanten of medewerkers. AI zal op termijn ook het effect van je duurzaamheidsstrategie op bijvoorbeeld CO2eq emissie reductie kunnen inschatten.

Ik zie een ontwikkeling richting decentrale opslag van data via blockchain technologie. Deze techniek zorgt ervoor dat ieder stukje informatie permanent, traceerbaar en onveranderlijk wordt opgeslagen. Een onafhankelijke auditor kan toegang aanvragen tot blockchain data en zo verificatie mogelijk maken van onderliggende data. Ook productcertificaten kunnen via blockchain worden vastgelegd.

Leveranciers

Hoewel leveranciers en andere kleinere organisaties niet onmiddellijk een CSRD-rapportage hoeven op te stellen, zal de behoefte aan data snel doorsijpelen. De verwachting is dat kleine organisaties binnenkort verzoeken tegemoet kunnen zien om ESG-gegevens aan te leveren. Deze verzoeken kunnen afkomstig zijn van opdrachtgevers, klanten, investeerders, financieringspartijen, sponsors, gemeenten, steden, personeel, NGO’s, leveranciers of andere partijen.

Zelf heb ik gewerkt met softwareprogramma´s die rechtstreeks een informatieverzoek (data request) naar een leverancier stuurt. Je kunt dan per leverancier (of andere belanghebbende partij) een formulier op maat maken of je maakt een formulier voor een groep leveranciers (bijv. een formulier voor alle transporteurs, of voor alle energieleveranciers). Een leverancier vult dan direct data in zoals reiskilometers, liters, kWh, Gj, tonnen, certificaten, footprint berekeningen of LCA’s.

Ik verwacht een ontwikkeling naar centrale (Europese) data opslag. Voor Life Cycle Assessments (LCA) van producten is al een Europees platform ontwikkeld (EPLCA). Dat zal uitgebreid worden naar bredere ESG data vanuit leveranciers.

Conclusie

De Europese CSRD is een behoorlijke mijlpaal in het bevorderen van duurzaamheidsrapportage en verantwoording door bedrijven. Organisaties zullen transparanter moeten worden over hun duurzaamheids- (of ESG) prestaties en meer moeten samenwerken met belanghebbenden in de waardeketen bij het aanpakken van duurzaamheidsuitdagingen. Door proactief de principes van de CSRD te omarmen, kunnen organisaties niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook veerkrachtiger, inclusievere en verantwoordelijker worden.

Kortom, CSRD helpt jouw organisatie om toekomstbestendiger te worden.