Een ondernemingsraad beslist ook mee over het nieuwe werken

Het nieuwe werken brengt naast veel voordelen ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Een ondernemingsraad moet zich toch eerst over een aantal van die zaken buigen voordat ze echt doorgevoerd kunnen worden, zéker als ze betrekking hebben op de medewerkers. Sdu bereidt zich voor op het nieuwe werken met nieuwe plannen die prima passen bij de wensen van de medewerkers. We spreken met Sandra Bergman (algemeen lid) en Rutger van den Dikkenberg (voorzitter). ‘Bij Sdu lopen we wel echt voorop.’

‘In overleg konden we al wel thuiswerken, maar door de coronamaatregelen was er opeens geen keuze en ging thuiswerken echt van 0 naar 100. Daar moesten we vanuit de ondernemingsraad (OR) zeker in meedenken en de juiste vragen stellen’ vertelt Sandra, ‘maar er zijn meer belangrijke onderwerpen, zeker nú, die de revue passeren in de OR.’ Hoe pak je dit als bedrijf aan? En hoe ga je hier als medewerker mee om? Bijvoorbeeld als het gaat over de thuiswerkregeling. Rutger: ‘Dat is echt een onderwerp dat alle medewerkers direct aangaat, vandaar dat wij daar als OR een belangrijke rol in spelen. Hoe vaak mag je thuiswerken? Wanneer mag je leidinggevende van je verwachten dat je wél naar kantoor komt? En hoe zorg je dat de verschillende afdelingen daar één lijn in trekken? Iedereen binnen Sdu heeft dezelfde rechten en plichten en het kan niet zo zijn dat het van jouw leidinggevende afhangt wanneer en hoe vaak je thuis kan werken.’

Een nieuw protocol

Als voorzitter en lid van de OR is Rutger betrokken geweest bij de totstandkoming van het Terug naar Kantoor protocol. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) speelt daar een rol in. ‘Over de herinrichting zelf hebben wij als OR formeel niks te zeggen’, merkt hij op. ‘Wat overigens niet betekent dat we er niet bij betrokken worden.’ Ook de waardering is belangrijk, de tevredenheid onder de werknemers was afgelopen jaar wel echt gestegen. Sandra licht toe: ‘Het is fijn dat de medewerkers de ruimte en faciliteiten krijgen om thuis een goede werkplek te creëren, dat zie je ook meteen terug in de waardering’. Nu de medewerkers van Sdu weer langzaam naar kantoor mogen, is het ook echt nodig om een nieuw protocol te maken voor het gebruik van het kantoor. Daar sprong Sdu mooi op in, met de resultaten van het MTO als basis. ‘En het zijn mooie plannen, die goed passen bij het werken anno 2021’, vindt ook Rutger. ‘Driekwart van het Sdu-personeel is zeer tevreden over het nieuwe kantoor. Het is een fijne locatie en een prettige werkomgeving. Toch miste er ook het een en ander. Met name op het gebied van samenwerken en elkaar ontmoeten.’

Kijken bij de buren

Ook is het belangrijk om te kijken hoe andere bedrijven omgaan met dit soort onderwerpen. ‘Nu.nl heeft een groot onderzoek gehouden bij grotere organisaties. Daar wordt in alles benoemd, van inrichten van de kantoorruimtes, reiskostenvergoeding tot aan de thuiswerkplek. Een reeks aan onderwerpen waar we bij Sdu ook mee te maken hebben’, licht Sandra toe. ‘Dat soort onderzoeken sturen we wel naar elkaar door om te lezen en inspireren.’ Sandra vertelt dat iedere organisatie anders is: ‘Sommige organisaties kijken het gewoon aan of wachten de CAO af. Bij Sdu hebben we de keuze al gemaakt en dat geeft ook duidelijkheid aan de medewerkers.’

Een thuiswerkregeling

‘Thuiswerken betekent ook dat je werkplek in orde moet zijn’, legt Rutger uit. ‘Voor het inrichten van een Arbo-verantwoorde werkplek, is een vergoeding vanuit de werkgever beschikbaar. Hoe kun je als werkgever checken of de werknemer het geld ook daadwerkelijk daaraan uitgeeft? En hoe zit het met de aansprakelijkheid van de werkgever als de plek toch niet in orde is? Ook dat zijn zaken waar we ons juist nu goed over moeten buigen.’ Daarnaast gaat ook de reiskostenregeling deels op de schop. Rutger: ‘De nieuwe thuiswerkregeling verandert in een declaratiebasis. Ook daar beslissen wij als OR over mee.’ Dat zijn wel de grootste onderwerpen waar een OR zich nu mee bezig houdt.

Laten informeren op afstand

‘Zelf heb ik een aantal webinars gevolgd van Inzicht in de OR’ vertelt Sandra enthousiast. De webinars worden gegeven door OR-deskundigen, die ingaan op onderwerpen zoals thuiswerken en omgaan met corona. ‘Daarin worden veel tips en aandachtspunten gegeven’. ‘Maar daar blijft het niet bij’, vertelt Sandra: ‘Ook hebben we een sessie bijgewoond met een OR-adviseur. Daar kwamen veel punten uit waar we op moeten letten. Onderwerpen zoals investeringen in meubilair tot aan reiskostenvergoeding en managen van je medewerkers. Behoorlijk wat onderwerpen die we naast het voorstel van Sdu hebben gelegd. Gelukkig werden veel zaken al behandeld of genoemd.’ Als conclusie licht Sandra toe: ‘De thuiswerkregeling waarmee we nu als OR hebben ingestemd geldt voor de periode van een jaar. Het zou kunnen dat er later afspraken worden gemaakt bijvoorbeeld in de CAO, dan kijken we tegen die tijd weer opnieuw naar de thuiswerkregeling.

 

De 3 tips van Sandra en Rutger

• Doe het samen.
  Het is niet wij en jullie, maar je doet het voor de organisatie en de medewerkers.
• Houd je ogen open.
  Let op dat je als OR goed inspeelt met advies- en instemmingsrecht op de ontwikkelingen. Ook door het stellen van de juiste vragen bij bijvoorbeeld investeringen op het gebied van ICT.
• Wees vindbaar voor de medewerkers.
  Vaak gaan mensen naar HR of zijn/ haar leidinggevende. Wees zichtbaar voor medewerkers (ook online), zodat je de juiste vragen kunt stellen, hen kunt voorzien van een antwoord of reactie en weten wat er speelt.

 

 

Wil je zeker zijn dat jouw ondernemingsraad ook goed voorbereid is en kan inspelen op toekomstige situaties? Bekijk dan eens Inzicht in de OR van Sdu.