Om met de deur in huis te vallen. Volgens mij is Safety First de juiste kernwaarde op uitvoerend / operationeel niveau (ZERO ongevallen). Echter op strategisch niveau moet volgens mij Sustainability First de kernwaarde zijn (ZERO schade aan milieu, natuur, klimaat en maatschappij). Hoe kom ik hierop?

Bijna 10 jaar geleden schreef ik het boek ‘De Tafel van Ne9en’, met als subtitel ‘praktische en duurzame integratie van beleid, kernwaarden en organisatiecultuur ‘. De kern van het boek is een pleidooi voor een integrale benadering van secundaire processen rond veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid. Door deze integrale bendering breek je hokjes, eilandjes en bureaucratie af met als resultaat meer rust en focus in je organisatie.

Kernwaardenpodium

Om als organisatie te kunnen bepalen welke kernwaarde het belangrijkst is en focus moet hebben bedacht ik toen het Kernwaardenpodium waarin de belangrijkste kernwaarde bovenaan staat.

In de jaren na het verschijnen van De Tafel van Ne9en heb ik het kernwaardenpodium regelmatig toegepast in begeleidingstrajecten van organisaties. Daaruit is het volgende inzicht ontstaan. Volgens mij is er een verschil in kernwaarden per organisatieniveau (strategisch, tactisch, operationeel). Dat is logisch omdat op strategisch niveau wordt nagedacht over impact, risico’s en kansen op lange termijn. Op operationeel niveau gaat het om de korte termijn, om de acties die nu nodig zijn.

Daartussenin zit het tactisch niveau waar het moet gaan over de kwaliteit van processen en projecten. Op ieder organisatorisch niveau ligt de focus dus op een andere kernwaarde. Dit noem ik Cross Values.

Strategische focus

Duurzaamheid is de belangrijkste strategische waarde omdat deze de vereiste strategische breedte en diepte heeft en meer existentieel van aard is (het bestaansrecht van de organisatie). Een organisatiestrategie geeft richting aan de organisatie binnen Ecologische systemen (natuur, klimaat, milieu), Sociale systemen (maatschappij) en economische systemen (verdienmodel, Governance).

In een strategie is de blik naar buiten gericht, naar de keten en de maatschappij als geheel (ter vergelijking, de veiligheidsblik is meer naar binnen gericht). Een goede strategie is gericht op toekomstbestendigheid van de organisatie. De focus van een directie zou dan ook op lange termijn (ESG) thema’s moeten liggen.

Duurzaamheid herbergt vele thema’s en daarom voer je een (dubbele) ‘materialiteitsanalyse’ uit,  samen met interne-, en externe stakeholders. Deze analyse, een verplichting in de Europese CSRD, geeft in één oogopslag weer wat de belangrijkste impactthema’s van jouw organisatie op de buitenwereld zijn en wat de belangrijkste risico’s en kansen voor jouw organisatie zijn.

Soms gebeurt het, na zo’n analyse, dat een organisatie tot een hele nieuwe visie en strategie komt voor het hele bedrijf omdat men duurzame waarde wil creëren en positief aan de maatschappij wil bijdragen. Een organisatie ontwikkelt dan een purpose.

Handelingsperspectief:

·       Dubbele materialiteitsanalyse uitvoeren

·       Visie / purpose ontwikkelen en uitdragen

·       3 tot 5 jarenplan en doelstellingen ontwikkelen

·       Beleid ontwikkelen en evalueren

·       Governance structuur inrichten

·       Strategisch Risicomanagement inrichten

·       Innovatieve projecten opstarten

·       Stakeholdermanagement inrichten

·       Organisatiecultuur ontwikkelen

Tactische focus

Op het tactische niveau worden de purpose en de strategie vertaald naar de uitvoering, naar taken en verantwoordelijkheden. De kwaliteit waarmee dit gebeurt is op dit niveau de belangrijkste kernwaarde. Integraal organiseren geeft structuur en voorkomt wildgroei in beleidsthema’s en vakgebieden. Een belangrijk onderdeel hiervan is het vereenvoudigen van procedures, instructies en systemen.

Dit begint al met de beleidsverklaring. De voorkeur is een integrale beleidsverklaring op basis van alle kernwaarden. Als we kijken naar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dan zijn die vaak per managementsysteem of zelfs per procedure omschreven. De gemiddelde manager of leidinggevende heeft geen idee van zijn taken en verantwoordelijkheden op veiligheid, gezondheid, milieu of duurzaamheid. Er moet een overkoepeld overzicht zijn van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden waarin alle kernwaarden worden afgedekt. 

Een vergelijkbaar voorbeeld zijn de competentie- en opleidingsoverzichten. Vaak zijn deze alleen gericht op het primaire proces en een paar verplichte wettelijke opleidingen. Een totaalbeeld van alle competenties die nodig zijn voor de nieuwe kernwaarden ontbreekt vaak. Dit geldt voor de harde kennis (voor welke taken ben ik verantwoordelijk, hoe voer ik die uit, wat moet ik weten over veiligheid, milieu of kwaliteit?) maar ook voor de zachte kennis (hoe geef ik motiverend leiding, hoe geef ik positieve feedback, hoe ontwikkel ik een lerende mindset?).

Deze integrale aanpak kan worden doorgevoerd in de overlegstructuur, maar ook in bijvoorbeeld interne audits. Hiervoor kan een spiegelmatrix als basis worden gemaakt met verticaal de bedrijfsprocessen en horizontaal de kernwaarden.

Het laatste voorbeeld dat ik noem is het dashboard dat jouw organisatie gebruikt. Een puur financieel dashboard kom je vandaag de dag niet veel meer tegen. Steeds vaker worden KPI’s zoals het aantal ongevallen met verzuim, aantal klachten, CO2 emissies of materialengebruik ook opgenomen. Maar dat kan beter en het moet ook beter omdat ESG rapportage in wetgeving is vastgelegd (CSRD). Een volledig duurzaamheidsdashboard en bijbehorende rapportage bevat alle kernwaarden.

Handelingsperspectief:

·       Jaarplan ontwikkelen

·       Integraal managementsysteem en processen inrichten

·       Mensen en middelen plannen

·       Taken en verantwoordelijkheden toewijzen

·       Compliance management inrichten

·       Competentiemanagement inrichten

·       Informatiemanagement inrichten

·       Bedrijfsnoodplan ontwikkelen

·       Communicatiestructuur inrichten

·       Gedragsafspraken en prestatiemanagement inrichten

·       Verbetermanagement en indicatoren inrichten

·       ESG rapportagestructuur inrichten

 

Operationele focus

Op operationeel niveau zijn de vakmensen bezig met de uitvoering van het werk. Veiligheid en gezondheid zijn hier de belangrijkste kernwaarden omdat veiligheids- en gezondheidsrisico’s in het moment, tijdens uitvoering van een taak, gebeuren. Veiligheid voor organisaties waar meer fysieke veiligheidsrisico’s zijn en gezondheid voor organisaties waar meer gezondheidsrisico’s zijn.

Op dit niveau worden dagelijks kleine verbeteringen doorgevoerd (Kaizen) waardoor een proces van continu verbeteren ontstaat. Vanuit operationeel niveau vindt feedback plaats richting tactisch en strategisch niveau zodat ook op die niveaus geleerd kan worden.

Handelingsperspectief:

·       (nieuwe) Medewerkers begeleiden / coachen / feedback geven

·       Veiligheid, kwaliteit, duurzaamheid bespreken

·       Meetgegevens verzamelen over onveilige situaties, energieverbruik, waterkwaliteit, voedselveiligheid etc.

·       Klachten en verbeter ideeën verzamelen en verwerken

·       Risicoanalyses uitvoeren

·       Training en toolboxen verzorgen

·       Projecten uitvoeren

·       Verbeterteams begeleiden

·       Audits, inspecties, observaties uitvoeren

·       Dagelijks contact met leveranciers etc. onderhouden

 

Doe er je voordeel mee!