‘Kleine nuances maken groot verschil voor deze onmisbare sector.’
‘Ik heb grote bewondering voor het notariaat,’ zo trapt Trijnie het gesprek af. ‘Deze sector heeft te maken met uitdagingen. Toch ben ik van mening dat deze branche met wat kleine nuances, kansen kan grijpen om het werk nog aantrekkelijker te maken en blijvend waarde toe te voegen.’ We praten met Trijnie over de toekomst van het notariaat. Zij is als voormalig kandidaat-notaris en als trainer verbonden aan ‘Leergang leiderschap in het notariaat’ van Sdu.
Werkdruk
De hoge werkdruk is vandaag de dag een probleem binnen het notariaat. Je kunt planningen maken en prioriteiten stellen, alleen bepalen spoedjes en de stapels dossiers de waan van de dag. Hierdoor blijft goed timemanagement van belang. Net als goed werkgeverschap om je personeel aan je te binden en hen op die manier productief - en met plezier - te laten werken. Trijnie: ‘Ook de administratie, denk aan compliance checks, wordt steeds ingewikkelder. Daar heb je een goed beleid en de juiste software en mensen voor nodig. Dan moet je ook nog eens de juiste prijs voor je diensten bepalen en dit goed communiceren aan cliënten. Dat is allemaal knap lastig.’
‘Ga op zoek naar je onderscheidend vermogen. Doe dat samen.’
Samen op zoek
Tel daarbij op dat cliënten steeds mondiger worden. Ze gaan sneller de discussie aan over de prijs of de aanpak van hun dossier met soms de gang naar de tuchtrechter als gevolg. Daarom is het volgens Trijnie zaak je meerwaarde als notaris, als leider en als kantoor duidelijk te hebben. Dit is een aspect van het ondernemerschap dat je in de opleiding niet werd aangeleerd. Gelukkig krijgt het inmiddels in de beroepsopleiding wel meer aandacht. ‘Het is belangrijk je te laten trainen op leiderschap: op het in kaart brengen van wie je bent en waar je als kantoor voor staat. Van je kwaliteiten en kernwaarden en je team daarin meenemen. Als je weet wat je doet en waarom, dan is het makkelijker om vanuit daar te handelen en jezelf aan cliënten te laten zien. Ga op zoek naar je onderscheidend vermogen. Doe dat samen.’
Tijd als grootste uitdaging
Volgens Trijnie moet de notaris van nu daarvoor maar één ding doen: zichzelf hiervoor de tijd gunnen. Om zichzelf ook persoonlijk te blijven ontwikkelen door bijvoorbeeld workshops, trainingen of cursussen op het gebied van leiderschap te volgen en hierin prioriteiten te bepalen. ‘Zo bied ik T.O.P.-dagen aan: Tijd voor Overzicht en Prioriteiten. Tijd om terug te blikken en vooruit te kijken. Een visie te bepalen, zodat je weet welke piketpaaltjes je met het team kunt plaatsen, waarbij je ook leert hoe je je team kunt motiveren om die paaltjes aan te tikken.’
Tijd is volgens Trijnie de sleutel tot heel veel kansen voor deze sector, net als samenwerking. ‘We zien veel generatieverschillen binnen het notariaat. Dat uit zich in verschillende visies op thema’s zoals: work-life balance, salariëring, secundaire arbeidsvoorwaarden etc. Neem je de tijd om samen op zoek te gaan naar wat werkt voor jouw kantoor, dan kan daar iets moois uit komen. Datzelfde geldt ook om eens met een mentor of sparringpartner met een kritische blik naar jezelf en je kantoor te kijken.’
Persoonlijke maat
Hoe ziet Trijnie digitalisering: als uitdaging of als kans? Trijnie: ‘Beide. Ik hoop vooral dat notarissen daarin balans weten te vinden. In het meegaan met de digitalisering, maar ook in het houden van de persoonlijke maat. Daarmee bedoel ik het blijven toevoegen van de eigen persoonlijke kwaliteiten, complementair aan de hedendaagse technologie.’ Ook hier speelt tijd weer een rol volgens Trijnie. ‘Er liggen zoveel dossiers op je bureau. Hoe kun je je dan goed verdiepen in ICT en innovatie? Naast dat het echt noodzakelijk is om hiervoor tijd te nemen, kun je ook een medewerker met affiniteit vragen hierin een rol te spelen. Ook de beroepsorganisatie kan hierbij helpend zijn. Haar rol kan wellicht zijn het onderzoeken van de mogelijkheden. Vervolgens kan zij advies uitbrengen over wat nu echt handige tools zijn.’
‘De meeste (kandidaat-) notarissen denderen maar door. Zij nemen nauwelijks rust.’
Doordenderen
Wat Trijnie in de praktijk ziet, is dat notarissen sneller geneigd zijn tijd vrij te maken voor juridische trainingen binnen het vakgebied om hun PE-punten te behalen. Volgens Trijnie krijgt het notariaat een boost als ook de ‘softere’ kant wordt getraind. Daarmee bedoelt ze persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en leiderschap. ‘Juist in die ontwikkeling zie je dat het notariaat stappen kan maken. De meeste (kandidaat-) notarissen denderen maar door. Zij nemen nauwelijks rust. Laat staan dat zij pas op de plaats maken voor een kort evaluatiemoment. Uiteindelijk leidt deze manier van werken tot uitval. Dit komt doordat mensen steeds meer stress ervaren met de kans om met een burn-out thuis te komen zitten.’
Een cadeautje
Volgens Trijnie zijn de trainingen gericht op persoonlijke en professionele ontwikkeling vooral ook erg leuk. Een cadeautje dat ze zichzelf, het kantoor en uiteindelijk de maatschappij gunt. ‘Hoe beter de notaris functioneert, hoe beter het kantoor opereert. Dit heeft zijn positieve weerslag op de branche en daarvan profiteert uiteindelijk de hele maatschappij.’ Trijnie vindt het belangrijk dat persoonlijke trainingen op een inspirerende locatie plaatsvinden, weg van het kantoor. In een externe omgeving kun je volgens haar beter stilstaan: om even na te denken en om voor jezelf te kiezen.
‘Dat betekent niet dat je egoïstisch of egocentrisch bent. Totaal niet. Het betekent dat je tijd neemt om naar jezelf te kijken als leider en naar de koers die je wilt varen. Om te voelen of de voorliefde voor het vak er nog is en zo nee hoe je die weer terugkrijgt. Om je af te vragen waarom je (kandidaat-)notaris wilde worden en of die drive er nog is.’
‘Mijn conclusie: de notaris van nu mag zichzelf meer tijd gunnen om zich te ontwikkelen tot de notaris van de toekomst. Dat is hij of zij dubbel en dwars waard!’
Meer weten over de Leergang Leiderschap in het notariaat? Lees meer via hier en meld je direct aan.
iDeal