In mijn praktijk zie ik regelmatig dat de ondernemingsraad keurig een adviesaanvraag voor een ‘voorgenomen’ besluit ontvangt en om advies wordt gevraagd. De opmerking vanuit de ondernemingsraad is dan vaak: leuk dat wij deze adviesaanvraag hebben ontvangen, maar het besluit is al eigenlijk genomen. Een veel voorkomende vraag is dan ook:wanneer zou de ondernemer eigenlijk de ondernemingsraad in het besluitvormingsproces moeten betrekken?
Van droom naar besluit.
Besluiten of voorgenomen besluiten komen over het algemeen niet ‘zomaar’ uit de lucht vallen. Zeker niet onderwerpen waar de ondernemingsraad voor in de gelegenheid moet worden gesteld advies uit te brengen (artikel 25 WOR) of waar de ondernemer instemming van de ondernemingsraad voor nodig heeft (artikel 27 WOR).
Ik stel mij dan voor dat een dergelijk besluit bijvoorbeeld eerst bij iemand aan de keukentafel als een soort van droom begint. Vervolgens wordt deze droom, misschien nadat die persoon er een tijdje mee heeft rondgelopen, concreter en wordt het een idee. Dit wat concretere idee wordt vervolgens een plan, waarna dit plan, bijvoorbeeld door middel van een verder uitgewerkte business case, een voorgenomen besluit wordt. Nadat de ondernemingsraad zijn advies of instemming heeft gegeven, dan pas wordt de droom waar het allemaal mee begon een definitief besluit. Hoe ik het mij voorstel heeft het definitieve besluit vanaf de droom een hele weg te gaan, waarbij er voldoende momenten zijn om de ondernemingsraad te betrekken.
De WOR geeft meerdere momenten aan wanneer de ondernemingsraad moet worden betrokken
In de WOR zijn verschillende verplichtingen voor de ondernemer opgenomen wanneer de ondernemingsraad bij de reis van droom naar definitief besluit moet worden betrokken. In de praktijk zie ik dat dit helaas niet altijd het geval is. Hieronder een korte opsomming van deze verschillende wettelijke verplichtingen.
In artikel 25, lid 1, sub n, WOR is opgenomen dat de ondernemingsraad om advies moet worden gevraagd ten aanzien van het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming ten aanzien van een onderwerp waar de ondernemingsraad een adviesrecht voor heeft. Ten aanzien van onderwerpen waarvoor de ondernemingsraad een instemmingsrecht heeft, moet de ondernemer aan de hand van artikel 31 c WOR zo spoedig mogelijk de ondernemingsraad op de hoogte stellen van een voornemen om een adviesopdracht aan een externe deskundige te verstrekken.
Doordat de ondernemingsraad een adviesrecht heeft of op de hoogte moet worden gesteld van een voornemen om een externe deskundige in te schakelen, zou de ondernemingsraad al in een vroeg stadium behoren te worden betrokken.
Naast het feit dat de ondernemingsraad bij het inschakelen van een externe deskundige moet worden betrokken, volgt er ook een verplichting voor de ondernemer uit artikel 24, lid 1 WOR. De ondernemer moet namelijk mededelen welke besluiten hij in voorbereiding heeft met betrekking tot onderwerpen die zijn opgenomen in het advies- en instemmingsrecht (artikel 25 en 27 WOR). Hierdoor zou de ondernemingsraad dus al op de hoogte moeten worden gebracht op het moment dat een voorgenomen besluit nog in voorbereiding is.
Last but not least is in artikel 25, lid 2, WOR opgenomen dat de ondernemer het voorgenomen besluit aan de ondernemingsraad dient voor te leggen op een zodanig tijdstip dat het advies van de ondernemingsraad van wezenlijke invloed kan zijn.
Maar wanneer is dan het moment dat de ondernemingsraad moet worden betrokken?
Het moment dat de ondernemingsraad in de reis van droom naar besluit zou moeten worden betrokken, is vanuit de jurisprudentie het moment wanneer het voorgenomen besluit een reële optie wordt. Dit is het moment wanneer de ondernemer een mededeling moet doen dat een besluit in voorbereiding is. Op zijn minst is dit volgens de jurisprudentie het moment voor een informeel overleg met de ondernemingsraad.
Als ik kijk naar de bewoordingen in de jurisprudentie zou ik zeggen dat het moment dat de ondernemingsraad moet worden betrokken rond het moment van idee en plan ligt. Rond deze momenten zou de ondernemer al moeten kunnen inschatten of een voorgenomen besluit een reële optie wordt. Dit sluit naar mijn idee ook aan met de timing van de ondernemer om een externe deskundige in te schakelen en de ondernemingsraad hierbij te betrekken.
iDeal