Onkostenvergoeding

Moet of kan bij ziekte van een werknemer de onkostenvergoeding belastingvrij doorbetaald worden? En wat gebeurt er als een directie een jarenlang patroon in onkostenvergoedingen ineens zat is en deze vergoedingen wil limiteren?

Normaal gesproken dienen kostenvergoedingen ter dekking van kosten die een werknemer maakt bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden. Als een werknemer ziek is, voert hij geen werkzaamheden uit in het kader van zijn dienstbetrekking en maakt hij normaliter ook geen kosten. Desondanks hoeft de (onbelaste) vaste kostenvergoeding niet direct te worden stopgezet. De Belastingdienst staat toe dat deze vergoeding nog wordt uitbetaald in de maand waarin de werknemer ziek wordt én de daaropvolgende maand. Wordt een werknemer in maart ziek, dan mag een vaste kostenvergoeding dus in maart en april nog belastingvrij worden uitbetaald. Wordt de vaste vergoeding ook daarna nog uitbetaald, dan is er sprake van (belast) loon.

Wat betreft het verlagen van kostenvergoedingen is vooral van belang of deze zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst van een werknemer. Is dit het geval, dan is de hoofdregel dat een werkgever de arbeidsvoorwaarden (zoals een kostenvergoeding) niet eenzijdig mag verlagen. De werknemer moet instemmen met zo'n verlaging. Dit kan bijvoorbeeld als hij een andere (lagere) functie wil vervullen, of wanneer minder loon of onkostenvergoedingen worden gecompenseerd door andere voordelen. Dat lijkt hier niet aan de orde te zijn.

Op het verbod om eenzijdig te wijzigen bestaan uitzonderingen. Bijvoorbeeld als de werkgever in de arbeidsovereenkomst een zogeheten eenzijdig wijzigingsbeding heeft opgenomen. De werkgever mag op zo'n beding echter alleen een beroep doen als hij kan aantonen dat hij een zwaarwichtig belang heeft…